Le compte prorata mutualise les dépenses communes aux différents corps de métiers intervenant sur un chantier du bâtiment. Essentiel à la bonne exécution des travaux, il souffre d’un mode de gestion opaque et chronophage, souvent source de litiges et d’impayés. L’utilisation d’un logiciel de gestion en ligne du compte prorata apporte transparence et gain de temps aussi bien aux gestionnaires qu’aux prestataires qui participent à son financement.
Le compte prorata : définition et principe de fonctionnement
Les chantiers de construction nécessitent généralement l’intervention de plusieurs entreprises qui possèdent des besoins logistiques communs :
- installation de chantier ;
- branchements d’eau, d’électricité et de téléphone ;
- base-vie avec sanitaires ;
- clôture et gardiennage ;
- entretien et nettoyage ;
- évacuation des déchets, etc.
Ces charges collectives sont enregistrées comptablement sur un document spécifique appelé compte prorata de chantier. Habituellement définie au prorata du montant de marché de chaque entreprise, la répartition des frais peut être nuancée selon l’utilisation des installations communes.
Aucun texte légal ou réglementaire n’impose la mise en place d’un compte prorata : celui-ci résulte d’une volonté contractuelle. Bien que facultatif, il est pourtant essentiel au bon fonctionnement des chantiers de grande ampleur. Les cahiers des clauses administratives générales (CCAG) NF P03-001 et NF P03-002 régissent l’organisation du compte prorata pour les marchés privés.
La tenue du compte prorata est classiquement confiée au titulaire du lot le plus important, la plupart du temps l’entreprise de gros œuvre. Ce rôle peut parfois être assuré par le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre, notamment en marché privé. Le gestionnaire du compte prorata est rémunéré selon un pourcentage calculé sur l’assiette des dépenses communes. La norme Afnor NF P03-001 prévoit 8 % par défaut.
Un logiciel en ligne pour simplifier la gestion du compte prorata
La gestion du compte prorata actuelle s’effectue via plusieurs fichiers Excel, ce qui engendre les problématiques suivantes :
- un travail complexe et fastidieux pour le gestionnaire ;
- un risque d’erreur accru ;
- un manque de transparence pour les prestataires, source de tensions et d’impayés.
Afin de gérer plus facilement la répartition des dépenses d’intérêt commun sur les chantiers, Compte Prorata.fr a créé le premier logiciel de gestion en ligne du compte prorata. Développée en collaboration avec des professionnels du BTP (directeurs et conducteurs de travaux, chargés d’affaires et OPC), cette solution centralisée propose de nombreuses fonctionnalités :
- Un système de relances, de rappels et d’alertes assure l’automatisation des tâches récurrentes et chronophages.
- Un tableau de bord clair et concis vous offre un récapitulatif en temps réel de la situation de votre compte prorata : budget prévisionnel, factures, appels de fonds, etc.
- Le logiciel permet de lancer les appels de fonds aux différents intervenants et réalise automatiquement la facturation, les courriers d’accompagnement et les relances auprès des retardataires.
- Compte Prorata.fr centralise toutes les informations du chantier sur un hub d’échanges. Chaque intervenant peut accéder à l’ensemble des documents partagés dans la bibliothèque virtuelle : factures, devis, comptes-rendus, rapports, photos, etc.
- Un compte bancaire indépendant dédié à la gestion du compte prorata vous est attribué. Grâce à la synchronisation bancaire, vous pouvez suivre en temps réel toutes les opérations d’entrée et de sortie d’argent.
- Enfin, un système de chiffrement garantit la sécurité de vos données à tout instant.
Cet outil en ligne apporte un gain de temps au gestionnaire et plus de transparence pour les entreprises. Chaque acteur peut ainsi se concentrer sur son cœur de métier et se consacrer à la réussite du chantier en toute sérénité.
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